Каждый запрос пациента на копию карты, выписку или снимки регистрируется в этом журнале в день поступления — и по нему же видно, уложилась ли клиника в срок выдачи. Без журнала на случай спора о том, обращался пациент или нет, ответить нечем: устного разговора с администратором для подтверждения обращения недостаточно.
- Раздел комплекта: Медицинская документация
- Кому нужен: Всем стоматологическим организациям, к которым применимы требования
- Как оформляется: Один документ на организацию
- Формат: Word (DOCX), заполняется по анкете клиники
- Исходный материал: Подготовлено автором 22.09.2026
Зачем клинике этот журнал
Журнал ведется в соответствии с приказом Минздрава России от 31.07.2020 № 789н и служит единым реестром всех запросов на копии и выписки медицинской документации, поступивших в клинику, а также фактов выдачи этих документов. Срок выдачи по каждому запросу — не более 30 дней со дня его регистрации, и журнал позволяет отследить этот срок по каждой строке.
Документ нужен любой стоматологии независимо от размера: даже единичный запрос пациента должен быть зарегистрирован и прослежен до выдачи. Утвержденной формы журнала нет — клиника разрабатывает ее сама на основе требований приказа № 789н.
Шапка журнала
При заведении журнала однократно заполняются: наименование, реквизиты и адрес клиники, дата «Начат», должность и фамилия ответственного за ведение. Дата «Окончен» проставляется при закрытии журнала — по исчерпании листов или при переходе на новый календарный год, если такой порядок принят в клинике.
Графы таблицы
| Графа | Что вносится |
|---|---|
| 1. № п/п | Порядковый номер записи, сквозной с начала журнала |
| 2. Дата регистрации запроса | Дата фактического поступления запроса — в день поступления, без задержки |
| 3. ФИО пациента, дата рождения | Пациент, чьи документы запрошены |
| 4. ФИО заявителя, документ, основание полномочий | Если заявитель не пациент — родство или иное основание из запроса |
| 5. Запрашиваемые документы, период | Копия карты, выписка, снимки — с указанием периода оказания помощи |
| 6. Способ получения | Лично, почтой или в электронной форме — из запроса заявителя |
| 7. Вид выданного документа, число листов | Что фактически выдано и объем — для сверки с запрошенным |
| 8. Дата выдачи (направления) | Дата, когда документ фактически передан или отправлен |
| 9. Подпись получателя / реквизиты отправления | Подтверждение выдачи лично либо номер почтового отправления |
| 10. ФИО, подпись работника | Кто из сотрудников клиники оформил выдачу |
Графа 5 заполняется по данным самого запроса, а графа 7 — по факту выдачи: если что-то из запрошенного не может быть предоставлено, в графе 7 указывается фактически выданный объем, а причина расхождения фиксируется отдельно в мотивированном ответе заявителю.
Правила заполнения и исправлений
Запись вносится в день регистрации запроса, а графа о выдаче — в день фактической передачи документов, а не заранее. Ошибочную запись не стирают и не заклеивают: неверные сведения зачеркивают одной чертой, рядом вписывают верные, ставят дату исправления и подпись ответственного за ведение журнала. Листы нумеруются, журнал прошивается.
Как журнал связан со сроком выдачи
Отсчет тридцатидневного срока выдачи документов начинается именно с даты в графе 2 — регистрации запроса, а не с даты его подачи по почте или составления заявителем. Если дата выдачи в графе 8 наступает позже даты регистрации более чем на 30 дней, это видно из самого журнала без дополнительных проверок.
Частые ошибки при ведении журнала
- запрос зарегистрирован не в день поступления, а позже — задним числом;
- графа о выдаче осталась пустой, хотя документы фактически переданы;
- при отправке почтой не указаны реквизиты почтового отправления для подтверждения факта отправки;
- основание полномочий заявителя, не являющегося пациентом, не заполнено;
- пропуски в сквозной нумерации записей.
Частые вопросы
Есть ли утвержденная форма этого журнала?
Нет, форма нормативно не установлена. Приказ № 789н требует регистрировать запрос в течение рабочего дня поступления и выдавать документы не позднее 30 дней, а конкретный вид таблицы клиника определяет сама.
Нужно ли регистрировать в журнале запросы на ознакомление с документацией, а не только на выдачу копий?
Нет, для запросов на ознакомление в помещении клиники ведется отдельный журнал учета запросов на ознакомление с медицинской документацией. Этот журнал — только для запросов на предоставление документов, их копий и выписок.
Кто должен вести журнал?
Работник, назначенный ответственным за организацию ознакомления и выдачу медицинских документов, — как правило, администратор или иное лицо, определенное приказом руководителя клиники.
Что делать, если пациент запросил документы, но не пришел за ними в назначенный срок?
В журнале это отражается отсутствием даты выдачи и подписи получателя в соответствующих графах. Клиника вправе уведомить заявителя повторно способом, указанным в его запросе, и внести это в журнал отдельной пометкой.
Связанные документы
Нормативная база
- приказ Минздрава России от 31.07.2020 № 789н
- Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», статья 22
Дата подготовки исходного материала: 22.09.2026. Статья носит информационный характер; перед утверждением документа сверьте его с условиями работы клиники.
Подготовьте документ для своей клиники
Выберите шаблон, заполните анкету и получите файл Word с данными вашей организации. Проверьте и дополните его с учётом работы клиники.
Разовая покупка. Без обязательной подписки.