Пациент вправе получить копию своей медицинской карты, выписку или ознакомиться с документацией лично — это право закреплено законом, а не любезность администратора. Чтобы запрос не терялся и не решался каждый раз по-новому, действия персонала описывают отдельной стандартной операционной процедурой: кто принимает запрос, в какой срок готовит копию и как организует ознакомление. Разбираем содержание такого документа для стоматологии.
- Раздел комплекта: Стандартные операционные процедуры
- Кому нужен: Всем стоматологическим организациям, к которым применимы требования
- Как оформляется: Формируется отдельно по каждой должности (единице оборудования)
- Формат: Word (DOCX), заполняется по анкете клиники
- Исходный материал: Подготовлено автором 22.09.2026
Для каких обращений применяется процедура
Документ описывает работу с двумя видами обращений: запрос на выдачу копий и выписок из медицинской документации и запрос на личное ознакомление с ней. Обратиться может сам пациент, его законный представитель или иное лицо, полномочия которого оформлены надлежащим образом — доверенностью или иным документом.
Цель процедуры формулируется узко: соблюдение прав пациентов на получение медицинских документов и ознакомление с медицинской документацией в установленные сроки. Без письменного алгоритма администраторы решают такие обращения по-разному: кто-то выдает копию за один день, кто-то тянет неделями, а следа о самом запросе в клинике может не остаться.
Кто выполняет процедуру и кто ее контролирует
Исполнители — работник, назначенный ответственным за выдачу медицинских документов, и администраторы, принимающие обращения пациентов. В шапке СОП указываются фамилия ответственного и должность лица, контролирующего выполнение, — обычно это заместитель главного врача по контролю качества.
Разграничение важно: администратор принимает запрос и проверяет полномочия заявителя, а готовит и заверяет копии тот, кто отвечает за медицинскую документацию и имеет доступ к оригиналам карт.
Оснащение: что нужно для выполнения
Процедура невыполнима без трех вещей: утвержденной формы письменного запроса, журнала учета обращений (в нем регистрируются дата поступления, суть запроса, срок исполнения и дата выдачи) и штампа «Копия верна» при его наличии в клинике. Для заверения копий также нужна печать организации.
Если формы запроса нет, обращение все равно принимается — устного заявления недостаточно, пациента просят изложить его письменно, при необходимости с помощью администратора.
Порядок выдачи копий и выписок
- принять письменный запрос, проверить документ, удостоверяющий личность заявителя, и его полномочия (для представителя — доверенность или иной документ);
- зарегистрировать запрос в журнале в день поступления;
- подготовить и выдать копии и выписки в срок не более 30 дней со дня регистрации запроса;
- каждую копию заверить: отметка «Копия верна», подпись заверяющего, его должность и фамилия, дата заверения, печать организации;
- зафиксировать факт выдачи в журнале и в медицинской карте пациента с указанием, какие документы и в каком количестве выданы.
Тридцатидневный срок отсчитывается от регистрации, а не от устной просьбы пациента, поэтому регистрация в день обращения — не формальность, а точка отсчета для всей процедуры.
Порядок ознакомления с медицинской документацией
По запросу на личное ознакомление действия иные: в течение 2 рабочих дней заявителю сообщают дату, время и место, где он сможет ознакомиться с документами. Само ознакомление организуют не позднее 10 рабочих дней со дня поступления запроса, в присутствии ответственного работника — документы не передаются на руки без контроля.
Пациент вправе фотографировать документы при ознакомлении. Факт и результат ознакомления фиксируются в журнале и в медицинской карте: дата, кто присутствовал, какие материалы были представлены.
Если у заявителя нет надлежащих полномочий
Когда представленные документы не подтверждают право на получение сведений о пациенте — доверенность просрочена, оформлена не на предъявителя запроса, отсутствует вовсе, — клиника не выдает документы и не допускает к ознакомлению. Составляется мотивированный письменный ответ с указанием причины отказа и порядка повторного обращения после устранения недостатка.
Это не произвольное решение администратора: сведения о состоянии здоровья составляют врачебную тайну, и их раскрытие без полномочий — нарушение прав пациента, а не забота о его удобстве.
Контроль выполнения и типичные ошибки
Соблюдение сроков проверяется по журналу учета в рамках внутреннего контроля: сверяют дату регистрации запроса с датой фактической выдачи или ознакомления по каждой строке.
- запрос принят устно, следа в журнале нет — при проверке нечем подтвердить срок;
- копия выдана без заверения — нет отметки «Копия верна», подписи или печати;
- ознакомление организовано без присутствия ответственного работника;
- заявителю не сообщили дату и место ознакомления в двухдневный срок;
- полномочия представителя не проверены документально.
Как ввести СОП в действие
Реквизиты клиники, номер и дата приказа об утверждении, фамилии ответственного за выдачу документов и контролирующего работника подставляются из анкеты клиники и совпадают с самим приказом. Процедуру утверждает руководитель приказом, после чего исполнителей — ответственного за документооборот и администраторов — знакомят под подпись; лист ознакомления подшивается к тексту СОП.
При изменении состава администраторов или ответственного лица оформляется новое ознакомление без переиздания всего документа, если порядок работы не меняется.
Фрагмент документа
Копии и выписки подготавливаются и выдаются в срок не более 30 дней со дня регистрации запроса. По запросу на ознакомление в течение 2 рабочих дней заявителю сообщают дату, время и место; ознакомление организуется не позднее 10 рабочих дней в присутствии ответственного работника ООО «Улыбка».
Частые вопросы
В какой срок клиника обязана выдать копию медицинской карты?
Копии и выписки готовят и выдают не более чем за 30 дней со дня регистрации письменного запроса. Срок отсчитывается от даты регистрации в журнале, поэтому запрос фиксируют в день его поступления, а не когда появится время.
Может ли пациент сфотографировать свою медицинскую карту?
Да, при личном ознакомлении с медицинской документацией пациент вправе фотографировать документы. Ознакомление проходит в присутствии ответственного работника клиники, а не путем выдачи оригиналов на руки без контроля.
Нужна ли печать на копии медицинского документа?
Копию заверяют отметкой «Копия верна», подписью заверяющего с указанием должности и фамилии, датой и печатью организации. Без этих реквизитов документ не считается должным образом заверенной копией.
Кто, кроме пациента, может запросить копию документов?
Законный представитель пациента или иное лицо с надлежаще оформленными полномочиями, например доверенностью. Без подтверждения полномочий клиника готовит мотивированный отказ вместо выдачи документов.
Связанные документы
Нормативная база
- приказ Минздрава России № 789н
- приказ Минздрава России № 1050н (действует до 01.03.2028)
- Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»
Дата подготовки исходного материала: 22.09.2026. Статья носит информационный характер; перед утверждением документа сверьте его с условиями работы клиники.
Подготовьте документ для своей клиники
Выберите шаблон, заполните анкету и получите файл Word с данными вашей организации. Проверьте и дополните его с учётом работы клиники.
Разовая покупка. Без обязательной подписки.