Кадровые документы стоматологической клиники: обязательный перечень и сроки

Кадровое делопроизводство в стоматологии подчиняется общим правилам Трудового кодекса, но с медицинской спецификой: допуск к работе завязан на аккредитацию специалиста, а не только на диплом, рабочее время врачей короче общего, а часть документов проверяют сразу два ведомства — трудовая инспекция и Росздравнадзор. Памятка сводит обязательные документы, основания и сроки в одном месте — как чек-лист для ответственного за кадры.

Нужны ли унифицированные формы Т-1, Т-3, Т-7, Т-12

С 2013 года унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда не обязательны: работодатель вправе использовать собственные формы, утвержденные приказом, если в них есть обязательные реквизиты — часть 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ. На практике формы Т-3 (штатное расписание), Т-7 (график отпусков), Т-1 (приказ о приеме), Т-12/Т-13 (табель) остаются самыми узнаваемыми для проверяющих, поэтому их часто сохраняют без изменений.

Документы при приеме на работу

До подписания трудового договора работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка (статьи 189, 190 ТК РФ, часть 3 статьи 68 ТК РФ) и другими локальными актами, касающимися его работы. Сам договор заключается в письменной форме в двух экземплярах не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе (статьи 56, 57, 67 ТК РФ), приказ о приеме издается по решению работодателя и объявляется работнику под подпись в трехдневный срок (части 1, 2 статьи 68 ТК РФ).

Для медицинских должностей добавляется проверка права на медицинскую деятельность — документ об образовании и сведения об аккредитации специалиста по нужной специальности (статья 69 Федерального закона № 323-ФЗ); повышение квалификации проходит не реже одного раза в пять лет. Для работников, участвующих в медицинском обеспечении несовершеннолетних, при приеме нужна справка о наличии (отсутствии) судимости (статьи 65, 351.1 ТК РФ).

Документы о рабочем времени и отдыхе

Штатное расписание утверждается приказом и меняется приказом же при изменении структуры, штата или окладов (статьи 15, 57 ТК РФ). Табель учета рабочего времени ведется ежемесячно, а при сменной работе графики сменности доводятся до работников не позднее чем за месяц (статьи 91, 103 ТК РФ). График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года, о начале отпуска работника извещают под подпись не позднее чем за две недели (статья 123 ТК РФ). Расчетный листок выдается при каждой выплате зарплаты (статья 136 ТК РФ).

Персональные данные, охрана труда, воинский учет

До начала обработки персональных данных работников оформляются согласия, положение и допуск сотрудников к работе с данными (глава 14 ТК РФ, Федеральный закон № 152-ФЗ) — подробный комплект таких документов ведется отдельно от кадровых форм. Документы по охране труда — обучение, медицинские осмотры, инструктажи — оформляются до допуска к работе и далее периодически (раздел X ТК РФ, приказ № 29н). Для организаций (не для ИП) обязателен воинский учет: сведения о принятых и уволенных гражданах передаются в военкомат в течение пяти дней (Федеральный закон № 53-ФЗ, постановление Правительства РФ № 719).

Учет трудовой деятельности и отчетность

Работодатель ведет сведения о трудовой деятельности работника и, для тех, кто сохранил право на бумажную книжку, трудовые книжки с записями о приеме, переводе и увольнении (статьи 66, 66.1 ТК РФ). О приеме и увольнении сведения передаются в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа; по остальным кадровым мероприятиям — не позднее 25-го числа следующего месяца (Федеральный закон № 27-ФЗ).

Хранение документов и квота для инвалидов

Документы по личному составу, законченные делопроизводством, хранятся 50 лет (статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). При численности работников более 35 человек у клиники может возникнуть обязанность соблюдать квоту для приема на работу инвалидов, установленную законом субъекта Российской Федерации (статья 21 Федерального закона № 181-ФЗ).

Что чаще всего находят при проверках

• трудовой договор не заключен или не содержит обязательных условий по статье 57 ТК РФ — трудовой функции, места работы, условий оплаты, режима работы, гарантий за вредные условия труда;
• работник не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка до подписания трудового договора;
• продолжительность рабочего времени медицинского работника превышает норму, установленную статьей 350 ТК РФ и постановлением Правительства РФ № 101;
• график отпусков не утвержден вовремя либо отпуск предоставлен без извещения работника за две недели, оплата отпуска задержана;
• заработная плата выплачивается реже чем каждые полмесяца;
• медицинский работник допущен к работе без аккредитации специалиста по нужной специальности или занимает должность, отсутствующую в Номенклатуре (приказ Минздрава России № 205н).

Фрагмент документа

Трудовой договор с каждым работником — статьи 56, 57, 67 ТК РФ: в письменной форме, в двух экземплярах, не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе; экземпляр выдается работнику под подпись.

Частые вопросы

Связанные документы

• Правила внутреннего трудового распорядка стоматологической клиники
• Штатное расписание стоматологической клиники (форма № Т-3)
• График отпусков стоматологической клиники (форма № Т-7)
• Трудовой договор с руководителем стоматологической клиники

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 15, 56, 57, 65-68, 91, 103, 123, 136, 189, 190, 350, 351.1
• Федеральный закон № 402-ФЗ, часть 4 статьи 9
• Федеральный закон № 323-ФЗ, статья 69
• постановление Правительства РФ от 14.02.2003 № 101
• Федеральный закон № 27-ФЗ
• Федеральный закон № 53-ФЗ
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», статья 22.1
• Федеральный закон № 181-ФЗ, статья 21

Дата подготовки исходного материала: 22.09.2026. Статья носит информационный характер; перед утверждением документа сверьте его с условиями работы клиники.