График отпусков — не формальность для отдела кадров, а обязательный документ, который заранее распределяет отпуска всех работников на год вперед и одинаково обязателен и для клиники, и для персонала. Без него у клиники нет законного порядка предоставления отпуска, а у работника — гарантии, что его отпуск не сдвинут в последний момент. Разбираем, какие графы заполняются и какие сроки нельзя нарушать.
- Раздел комплекта: Кадровые документы
- Кому нужен: При наличии работников (у ИП без работников не нужен)
- Как оформляется: Один документ на организацию
- Формат: Word (DOCX), заполняется по анкете клиники
- Исходный материал: Подготовлено автором 22.09.2026
Кому нужен график и когда его утверждают
График отпусков обязателен для любой клиники с работниками — организации или предпринимателя, кроме ИП без наемного персонала. Утверждается он не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который составлен (статья 123 ТК РФ): график на следующий год нужно подготовить и подписать заранее, а не в январе того же года.
Если в клинике есть выборный орган первичной профсоюзной организации, в шапке документа фиксируется, что его мнение учтено, с номером и датой соответствующего документа.
Из чего состоит таблица
Построчно указываются структурное подразделение, должность по штатному расписанию, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, а затем блок «Отпуск»: количество календарных дней, запланированная дата начала, фактическая дата, основание переноса отпуска (документ) и дата предполагаемого отпуска после переноса, примечание. Раздельные графы плановой и фактической даты позволяют увидеть, где отпуск состоялся по плану, а где перенесен.
Сколько дней ставить по каждому работнику
В графе продолжительности суммируется основной отпуск — 28 календарных дней для всех работников — и дополнительные, если для них есть основание: не менее 3 дней за ненормированный рабочий день (статья 119 ТК РФ) для должностей, включенных в перечень в правилах внутреннего трудового распорядка, и не менее 7 дней за работу с вредными условиями труда (статья 117 ТК РФ), если рабочее место по результатам специальной оценки условий труда отнесено к классу 3.2 и выше. Без результатов СОУТ дополнительный отпуск за вредность в график не включают.
Извещение работника и оплата отпуска
О времени начала отпуска работника извещают под подпись не позднее чем за две недели до его начала — отдельным уведомлением, а не самим фактом внесения даты в график. Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. Нарушение этих сроков — частое основание для переноса отпуска по просьбе работника, а не по инициативе клиники.
Перенос отпуска
Если фактическая дата отпуска отличается от запланированной, в графике указывается основание переноса — заявление работника, приказ о переносе в связи с производственной необходимостью, больничный лист — и новая, предполагаемая дата. График остается действующим документом весь год: изменения вносятся в него, а не создаются отдельным списком в стороне.
Кто утверждает и подписывает
График утверждает руководитель — его должность, фамилия и подпись указываются в грифе «УТВЕРЖДАЮ» с датой утверждения. Документ также подписывает руководитель кадровой службы (ответственный за кадровое делопроизводство), который вел расчет дней по каждому работнику.
Как график связан со штатным расписанием и договорами
График заполняется по должностям и подразделениям, которые уже есть в штатном расписании: если в расписании нет должности, по ней нельзя запланировать отпуск в графике. Продолжительность отпуска для каждой строки должна совпадать с условием об отпуске в трудовом договоре конкретного работника — если договор указывает дополнительные дни за ненормированный день, а в графике этих дней нет, при проверке возникнет противоречие между двумя документами.
У новых работников, принятых в течение года, право на отпуск обычно возникает через шесть месяцев непрерывной работы у работодателя. Их включают в график на общих основаниях, ориентируясь на дату, когда отпуск можно будет предоставить фактически, либо вносят изменения в график по мере приема новых сотрудников.
Типичные ошибки
- График утвержден позже двух недель до начала года или не утвержден вовсе.
- Работника не известили за две недели о начале отпуска под подпись.
- Отпускные выплачены позже чем за три дня до начала отпуска.
- Дополнительный отпуск за вредность внесен без результатов специальной оценки условий труда.
- Перенос отпуска без основания — дата в графе «фактическая» изменена без ссылки на документ.
Фрагмент документа
ГРАФИК ОТПУСКОВ на 2026 год. Утверждаю: главный врач Никитина С. А. Отделение терапии, врач-стоматолог-терапевт, Дроздов К. И., отпуск 28 дней, запланированная дата — 10.06.2026.
Частые вопросы
До какого числа нужно утвердить график отпусков на следующий год?
Не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составлен, — то есть график на 2027 год утверждается не позднее середины декабря 2026 года. Это требование статьи 123 ТК РФ, обязательное и для работодателя, и для работника.
Обязателен ли график отпусков для индивидуального предпринимателя?
Да, если у ИП есть хотя бы один работник — исключений для предпринимателей закон не делает. ИП, который работает один, график не составляет.
Сколько дополнительных дней отпуска положено врачу за вредные условия труда?
Не менее 7 календарных дней, если по результатам специальной оценки условий труда рабочее место отнесено к классу 3.2 и выше. Без результатов СОУТ основания для включения дополнительных дней в график нет.
Можно ли перенести отпуск, который уже стоит в графике?
Да, по заявлению работника или по производственной необходимости, с указанием основания и новой даты прямо в графике — отдельного документа для этого не требуется, изменения вносятся в действующий график.
Связанные документы
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 117, 119, 123
- Федеральный закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»
Дата подготовки исходного материала: 22.09.2026. Статья носит информационный характер; перед утверждением документа сверьте его с условиями работы клиники.
Подготовьте документ для своей клиники
Выберите шаблон, заполните анкету и получите файл Word с данными вашей организации. Проверьте и дополните его с учётом работы клиники.
Разовая покупка. Без обязательной подписки.