Письмо о направлении списка контингента работников в Роспотребнадзор

Список контингента сам по себе не считается поданным, пока клиника не отправила его в территориальный орган Роспотребнадзора с сопроводительным письмом — именно оно фиксирует факт и дату направления документа. Пункт 22 Порядка, утвержденного приказом Минздрава № 29н, требует направить список в течение 10 рабочих дней после утверждения, и без письма с исходящим номером клинике нечем подтвердить, что срок соблюден.

Зачем нужно отдельное письмо

Утвержденный руководителем список контингента остается внутренним документом клиники до тех пор, пока он не направлен в территориальный орган Роспотребнадзора по фактическому месту нахождения организации. Пункт 22 Порядка проведения медосмотров прямо устанавливает эту обязанность и увязывает ее со сроком — 10 рабочих дней после утверждения списка. Письмо решает две задачи одновременно: сопровождает сам список и служит доказательством того, что клиника выполнила требование в срок, — по дате и исходящему номеру письма легко подтвердить соблюдение десятидневного срока при проверке.

Без сопроводительного письма у клиники может быть идеально составленный список контингента, но нет подтверждения, что он вообще покидал пределы организации, — а именно этот факт проверяют в первую очередь.

Что входит в текст письма

Структура документа простая и устойчивая: исходящий номер и дата письма, наименование адресата — территориального органа Роспотребнадзора по месту нахождения клиники, наименование и реквизиты организации-отправителя, адрес места осуществления медицинской деятельности, ссылка на пункт 22 Порядка (приказ Минздрава № 29н) как основание направления, указание на то, что список контингента направляется на конкретный год, и дата его утверждения руководителем. В приложении указывается количество листов и экземпляров списка контингента.

Подписывает письмо руководитель клиники — это тот же уровень подписи, что и на самом списке контингента, поскольку оба документа относятся к одной процедуре и должны быть согласованы между собой по датам и номерам.

Как и куда направлять документ

Порядок не ограничивает клинику одним способом подачи: список с сопроводительным письмом можно направить через Единый портал государственных услуг, в электронном виде с электронной подписью или почтовым отправлением с описью вложения. Конкретный способ приема документов у конкретного территориального органа Роспотребнадзора лучше уточнить заранее — на практике это экономит время по сравнению с отправкой «наугад» и последующим уточнением, дошел ли документ.

Электронная подача предпочтительна тем, что дает точную и легко подтверждаемую дату направления — это особенно важно, когда срок в 10 рабочих дней после утверждения списка подходит к концу, а клиника хочет исключить любые сомнения при последующей проверке.

Как письмо связано с самим списком контингента

Письмо и список контингента — парный комплект: дата утверждения списка, указанная в письме, должна совпадать с датой на самом списке, а исполнителем в письме указывается тот же ответственный за организацию медосмотров, который готовил список. Расхождение этих данных — частая причина уточняющих вопросов со стороны Роспотребнадзора при последующей проверке или запросе документов.

Если список контингента впоследствии корректируется — например, после изменения штатного расписания или получения новых результатов специальной оценки условий труда, — направляется новое сопроводительное письмо с обновленным списком; повторно использовать старое письмо с новой датой не следует.

Что подставляется из анкеты клиники

Наименование и реквизиты клиники, фактический адрес осуществления медицинской деятельности, данные руководителя для подписи и территориальный орган Роспотребнадзора по месту нахождения организации подставляются автоматически на основании данных анкеты — в комплекте Дентадокс письмо формируется согласованно с датой утверждения списка контингента, чтобы не приходилось сверять их вручную.

Типичные ошибки

• Письмо не отправлено вовсе — есть утвержденный список, но нет подтверждения направления в Роспотребнадзор.
• Срок 10 рабочих дней пропущен — дата письма значительно позже даты утверждения списка.
• Дата утверждения списка в письме и на самом списке не совпадает.
• Не указано количество листов и экземпляров в приложении к письму.
• Письмо подписано не руководителем, а сотрудником без подтвержденных полномочий.

Фрагмент документа

ООО «Дента-Люкс» в соответствии с пунктом 22 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, утвержденного приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, направляет список контингента работников на 2026 год, утвержденный 12.01.2026 г.

Частые вопросы

Связанные документы

• Положение об организации обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников
• Список контингента работников, подлежащих обязательным медицинским осмотрам
• Поименный список работников, подлежащих периодическому медицинскому осмотру
• Направление на медицинский осмотр (форма)

Нормативная база

• приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, пункт 22 Порядка
• Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 214
• Федеральный закон от 30.03.1999 № 52-ФЗ, статья 34

Дата подготовки исходного материала: 22.09.2026. Статья носит информационный характер; перед утверждением документа сверьте его с условиями работы клиники.