Должностная инструкция администратора стоматологической клиники

Администратор — первая точка контакта пациента с клиникой: запись на прием, оформление договора, расчеты, работа с жалобами в зоне ожидания. Инструкция описывает не только сервисные обязанности, но и то, что администратор обязан сделать при внезапном ухудшении состояния посетителя. Разбираем, чем эта должность отличается от офис-менеджера, который работает с документами клиники, а не с пациентами напрямую.

Кому подчиняется администратор и что нужно знать

Должность относится к категории служащих. Требования к образованию — среднее профессиональное или высшее, без жестких требований к стажу, но с навыками работы в медицинской информационной системе и с контрольно-кассовой техникой. Администратор должен знать Правила предоставления платных медицинских услуг, требования к информации для потребителей, Правила внутреннего распорядка для пациентов, порядок применения контрольно-кассовой техники и порядок действий при чрезвычайных ситуациях — от пожара до внезапного ухудшения состояния посетителя.

Прием и запись пациентов

Основной блок обязанностей:

• запись пациентов на прием лично, по телефону или через сайт, ведение расписания врачей, напоминание о визитах;
• встреча пациента, проверка документа, удостоверяющего личность, оформление или обновление персональных данных и согласия на их обработку;
• информирование о порядке и условиях оказания медицинской помощи, в том числе о возможности получить отдельные виды помощи бесплатно по программе государственных гарантий, о прейскуранте, режиме работы и квалификации врачей;
• передача медицинской карты пациента в кабинет врача и контроль ее возврата на хранение.

Договоры, расчеты и документы для пациента

Администратор оформляет договоры на оказание платных медицинских услуг по утвержденной форме, дополнительные соглашения и акты оказанных услуг, производит расчеты с применением контрольно-кассовой техники и выдает кассовые чеки. По запросу пациента он оформляет справки об оплате медицинских услуг для налогового вычета по форме ФНС России, копии договоров и документов об оплате.

Порядок в зоне ожидания и экстренные ситуации

Отдельный блок обязанностей — поддержание порядка в холле: актуальная информация на стенде, книга отзывов и предложений по требованию, контроль соблюдения посетителями правил внутреннего распорядка и запрета курения. Администратор принимает письменные обращения и претензии, регистрирует их и передает ответственному. При внезапном ухудшении состояния посетителя он немедленно вызывает врача, а при необходимости — скорую медицинскую помощь: этот пункт есть только в инструкции администратора, поскольку именно он первым сталкивается с посетителем вне кабинета врача.

Чем администратор отличается от офис-менеджера и бухгалтера

Администратор работает с пациентами лицом к лицу — на ресепшене, в зоне ожидания, с кассой на приеме платежей. Офис-менеджер занят внутренним документооборотом клиники: делопроизводством, закупкой канцелярских и хозяйственных товаров, подготовкой справок по поручению руководителя, с пациентами напрямую не взаимодействует. Бухгалтер, в свою очередь, учитывает уже проведенные администратором расчеты в бухгалтерском и налоговом учете, но кассовые операции с пациентом не выполняет.

Права, ответственность и ввод в действие

Администратор вправе знакомиться с решениями руководства, касающимися его работы, требовать условий для исполнения обязанностей и отказаться от работы при угрозе жизни и здоровью из-за нарушения требований охраны труда. Ответственность — за неисполнение обязанностей, разглашение врачебной тайны и персональных данных пациентов, нарушение требований охраны труда и пожарной безопасности. Из анкеты клиники подставляются реквизиты и данные об утверждающем приказе; вручную — непосредственный руководитель (обычно управляющий или старший администратор) и особенности работы с полисом ОМС, если клиника с ним работает.

Типичные ошибки

• в инструкции нет порядка действий при внезапном ухудшении состояния посетителя — а это одна из немногих обязанностей администратора, прямо связанных с безопасностью жизни;
• обязанности администратора и офис-менеджера смешаны в одном документе, хотя это разные должности с разной зоной контакта с пациентом;
• не указано, что делать с кассовыми чеками и справками для налогового вычета — пациенты запрашивают их регулярно;
• инструкция не содержит требования о неразглашении врачебной тайны, хотя администратор видит персональные данные и записи о визитах пациентов ежедневно.

Фрагмент документа

Работник встречает пациента, проверяет документ, удостоверяющий личность, оформляет согласие на обработку персональных данных. При внезапном ухудшении состояния посетителя немедленно вызывает врача и при необходимости — скорую медицинскую помощь.

Частые вопросы

Связанные документы

• Должностная инструкция главного врача стоматологической клиники
• Должностная инструкция управляющего стоматологической клиникой
• Должностная инструкция бухгалтера стоматологической клиники
• Должностная инструкция офис-менеджера стоматологической клиники

Нормативная база

• постановление Правительства РФ № 659
• Закон Российской Федерации «О защите прав потребителей»
• Федеральный закон № 152-ФЗ
• Федеральный закон № 15-ФЗ, статья 12

Дата подготовки исходного материала: 22.09.2026. Статья носит информационный характер; перед утверждением документа сверьте его с условиями работы клиники.