Офис-менеджер отвечает за внутренний документооборот клиники: регистрацию корреспонденции и обращений, ведение дел по номенклатуре, снабжение канцелярскими и хозяйственными товарами, а по поручению руководителя — часть кадрового делопроизводства. С пациентами эта должность напрямую не работает: прием и запись — зона администратора.
- Раздел комплекта: Должностные инструкции
- Кому нужен: Всем стоматологическим организациям, к которым применимы требования
- Как оформляется: Формируется отдельно по каждой должности (единице оборудования)
- Формат: Word (DOCX), заполняется по анкете клиники
- Исходный материал: Подготовлено автором 22.09.2026
Категория должности и требования
Должность относится к категории служащих. Требования к образованию — среднее профессиональное или высшее и опыт работы, конкретный объем которых устанавливает работодатель: единых отраслевых квалификационных требований, как к медицинским должностям, для офис-менеджера нет. Работник должен знать основы делопроизводства и документооборота, трудового законодательства, требования к обработке персональных данных и порядок работы с обращениями граждан и корреспонденцией.
Делопроизводство и документооборот
Основная функция по инструкции — организационно-административное обеспечение деятельности клиники: ведение делопроизводства (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, обращений граждан, формирование дел по номенклатуре), подготовка справок, отчетов и иных документов по поручению руководителя, контроль сроков исполнения поручений.
Кадровая функция по поручению руководителя
Отдельный пункт — по поручению руководителя офис-менеджер может вести часть кадрового делопроизводства: оформлять трудовые договоры, приказы, личные карточки, организовывать ознакомление работников с локальными нормативными актами. Это не отдельная штатная должность кадровика, а дополнительная функция, которую клиника вправе как поручить офис-менеджеру, так и оставить за ответственным по кадрам — формулировка в шаблоне это прямо допускает («по поручению руководителя»).
Снабжение и хозяйственные вопросы
Офис-менеджер организует обеспечение клиники канцелярскими и хозяйственными товарами и контролирует выполнение договоров с поставщиками в этой части. В отличие от управляющего клиникой, который заключает и контролирует более крупные хозяйственные договоры — техническое обслуживание оборудования, вывоз отходов, дезинсекцию, — офис-менеджер отвечает за текущее, повседневное снабжение офиса.
Чем офис-менеджер отличается от администратора
Ключевое разграничение — контакт с пациентом. Администратор встречает пациентов, ведет запись, оформляет договоры на медицинские услуги и принимает оплату. Офис-менеджер занят внутренними процессами клиники — документами, снабжением, кадровой поддержкой — и с пациентами лично, как правило, не взаимодействует. В небольших клиниках эти функции иногда совмещает один человек, но тогда инструкцию нужно писать под объединенную должность, а не использовать только один из двух шаблонов.
Права, ответственность и ввод в действие
Офис-менеджер вправе знакомиться с решениями руководства по вопросам своей работы, требовать условий для исполнения обязанностей, отказаться от работы при угрозе жизни и здоровью из-за нарушений охраны труда. Ответственность — за неисполнение обязанностей, разглашение персональных данных и врачебной тайны, ставших известными в силу должности (например, при регистрации обращений пациентов), нарушение требований охраны труда. Из анкеты подставляются реквизиты клиники и данные приказа об утверждении; вручную — непосредственный руководитель и перечень кадровых функций, если они возложены на эту должность.
Типичные ошибки
- в инструкцию переносят обязанности администратора по приему пациентов — офис-менеджер и администратор превращаются в дублирующие друг друга должности;
- кадровые функции возложены на офис-менеджера фактически, но в инструкции не упомянуты — при проверке трудовых документов неясно, кто отвечает за их оформление;
- не разграничены полномочия по снабжению с управляющим клиникой — оба заказывают одни и те же позиции у разных поставщиков;
- нет требования о конфиденциальности персональных данных, хотя офис-менеджер регистрирует обращения граждан, в том числе пациентов.
Фрагмент документа
Работник по поручению руководителя ведет кадровое делопроизводство: оформляет трудовые договоры, приказы, личные карточки, организует ознакомление работников с локальными нормативными актами.
Частые вопросы
Обязан ли офис-менеджер вести кадровые документы?
Только если руководитель поручил ему эту функцию — инструкция описывает ее именно как поручение, а не как основную обязанность по умолчанию. Клиника вправе оставить кадровое делопроизводство за отдельным ответственным.
Работает ли офис-менеджер с пациентами клиники?
Инструкция такой функции не предусматривает: прием, запись и расчеты с пациентами — обязанности администратора, офис-менеджер занят внутренним документооборотом и снабжением.
Чем офис-менеджер отличается от управляющего клиникой по хозяйственным вопросам?
Офис-менеджер отвечает за текущее снабжение канцелярскими и хозяйственными товарами, управляющий — за более крупные договоры: техническое обслуживание оборудования, вывоз медицинских отходов, дезинсекцию и содержание помещений.
Нужно ли офис-менеджеру медицинское образование?
Нет, для этой должности установлены общие требования — среднее профессиональное или высшее образование и опыт работы, медицинское образование и аккредитация не требуются.
Связанные документы
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации
- Федеральный закон № 152-ФЗ
- Федеральный закон № 59-ФЗ
Дата подготовки исходного материала: 22.09.2026. Статья носит информационный характер; перед утверждением документа сверьте его с условиями работы клиники.
Подготовьте документ для своей клиники
Выберите шаблон, заполните анкету и получите файл Word с данными вашей организации. Проверьте и дополните его с учётом работы клиники.
Разовая покупка. Без обязательной подписки.