Персональные данные нельзя хранить бессрочно — по достижении цели обработки, истечении срока хранения или отзыве согласия их нужно уничтожить и задокументировать это актом. Акт подтверждает, что клиника не просто удалила файл или выбросила бумаги, а провела процедуру по правилам и может это доказать при проверке. Разбираем, когда акт нужен и что в нем указывается.
- Раздел комплекта: Персональные данные
- Кому нужен: Всем стоматологическим организациям, к которым применимы требования
- Как оформляется: Один документ на организацию
- Формат: Word (DOCX), заполняется по анкете клиники
- Исходный материал: Подготовлено автором 22.09.2026
Когда составляется акт
Акт оформляется в одном из четырех случаев: достигнута цель обработки, ради которой данные собирались; истек срок их хранения; субъект отозвал согласие на обработку; выявлена неправомерная обработка персональных данных. Каждый случай в акте указывается как причина уничтожения — общей формулировки «данные больше не нужны» недостаточно.
Что фиксируется в акте
Документ включает номер акта, город и дату составления, наименование и адрес оператора, причину уничтожения, перечень субъектов персональных данных (при большом числе — со ссылкой на приложение), перечень категорий уничтоженных данных, описание материальных носителей — наименование и количество листов — либо указание на информационную систему, способ уничтожения и дату его проведения.
Способы уничтожения
В акте указывается конкретный способ: измельчение бумажных носителей в шредере, сжигание, физическое уничтожение носителя информации, удаление из информационной системы с затиранием данных. Формулировка «удалено» без уточнения способа не показывает, что уничтожение было необратимым.
Автоматизированные системы
Если персональные данные обрабатывались с использованием средств автоматизации — например, удалялись из медицинской информационной системы, — к акту прилагается выгрузка из журнала регистрации событий в этой системе. Она подтверждает факт и время операции удаления независимо от записи в самом акте.
Кто подписывает и как хранить
Акт подписывают лица, которые провели уничтожение, — как правило, ответственный за персональные данные и еще один сотрудник, чтобы процедура не зависела от слов одного человека. Указываются должность, фамилия, инициалы и подпись каждого. Акт составлен в соответствии с Требованиями к подтверждению уничтожения персональных данных, утвержденными приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, и хранится в течение трех лет с момента уничтожения.
Как заполнить документ из комплекта
Наименование, реквизиты и адрес клиники подставляются из анкеты. Ответственный за персональные данные от руки вписывает номер и дату акта, причину и способ уничтожения, перечень субъектов и категорий данных, а затем передает акт на подпись второму участнику процедуры. Готовые акты подшиваются в папку рядом с журналом учета обращений субъектов персональных данных.
Как акт связан с другими документами по персональным данным
Акт об уничтожении редко существует сам по себе. Отзыв согласия пациентом или работником сначала регистрируется в журнале учета обращений субъектов персональных данных, а затем, после фактического удаления данных, оформляется актом — так видна вся цепочка от запроса до исполнения. Если данные уничтожаются в связи с истечением срока хранения медицинской документации, дата в акте должна быть согласована со сроками хранения, установленными для соответствующего вида документов, а не выбрана произвольно ответственным за архив.
Уничтожение бумажных и электронных носителей: в чем разница
Для бумажных носителей — анкет, согласий, распечаток медицинской документации — в акте достаточно указать наименование документа и количество листов, а способ обычно один: измельчение в шредере или сжигание. Для электронных носителей и записей в информационных системах важно указать конкретную систему и раздел, откуда удалены данные, а также приложить выгрузку из журнала событий: без нее акт фиксирует только намерение, а не факт уничтожения.
Типичные ошибки
- Данные удалены без акта — карту пациента стерли из системы, а документальный след отсутствует.
- Причина не указана или общая — непонятно, что именно вызвало уничтожение.
- Нет выгрузки из журнала событий при автоматизированном удалении.
- Одна подпись вместо двух — процедуру провел один сотрудник без второго участника.
- Акт не сохранен три года — уничтожен вместе с самими данными.
Фрагмент документа
АКТ № 12 об уничтожении персональных данных. г. Реутов, 15.03.2026. Причина уничтожения: истечение срока хранения. Способ уничтожения: измельчение в шредере. Уничтожение произвели: ответственный за персональные данные Соколова И. А., администратор Белова Н. С.
Частые вопросы
В каких случаях нужно составлять акт об уничтожении персональных данных?
В четырех: достигнута цель обработки, истек срок хранения данных, субъект отозвал согласие, выявлена неправомерная обработка. В акте прямо указывается, какой из этих случаев наступил.
Кто подписывает акт?
Лица, которые фактически провели уничтожение, — обычно ответственный за персональные данные и еще один сотрудник. Наличие двух подписей подтверждает, что процедура проведена, а не только задокументирована на бумаге.
Сколько хранить акт после уничтожения данных?
Три года с момента уничтожения персональных данных — этот срок установлен Требованиями к подтверждению уничтожения, утвержденными приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.
Нужна ли дополнительная выгрузка, если данные удалялись из компьютерной программы?
Да, при уничтожении данных, обрабатываемых с использованием средств автоматизации, к акту прилагается выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе — она подтверждает факт и время удаления.
Связанные документы
Нормативная база
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
- приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179
Дата подготовки исходного материала: 22.09.2026. Статья носит информационный характер; перед утверждением документа сверьте его с условиями работы клиники.
Подготовьте документ для своей клиники
Выберите шаблон, заполните анкету и получите файл Word с данными вашей организации. Проверьте и дополните его с учётом работы клиники.
Разовая покупка. Без обязательной подписки.